Que es gestion de proyectos

Herramientas de gestión de proyectos

La gestión de proyectos es la aplicación de procesos, métodos, habilidades, conocimientos y experiencia para lograr objetivos específicos del proyecto de acuerdo con los criterios de aceptación del proyecto dentro de los parámetros acordados. La gestión de proyectos tiene unos resultados finales limitados a un plazo y un presupuesto finitos.

Un factor clave que distingue la gestión de proyectos de la mera «gestión» es que tiene este producto final y un plazo finito, a diferencia de la gestión, que es un proceso continuo. Por eso, un profesional de proyectos necesita una amplia gama de conocimientos: a menudo técnicos y, desde luego, de gestión de personas y buena conciencia empresarial.

Un proyecto es un esfuerzo único y transitorio, emprendido para alcanzar objetivos planificados, que pueden definirse en términos de productos, resultados o beneficios. Por lo general, se considera que un proyecto es un éxito si logra los objetivos de acuerdo con sus criterios de aceptación, dentro de un plazo y presupuesto acordados. Tiempo, coste y calidad son los pilares de todo proyecto.

Definición de jefe de proyecto

La gestión de proyectos es el proceso de dirigir el trabajo de un equipo para alcanzar todos los objetivos del proyecto dentro de las limitaciones establecidas.[1] Esta información suele describirse en la documentación del proyecto, creada al principio del proceso de desarrollo. Las principales limitaciones son el alcance, el tiempo y el presupuesto[2]. El reto secundario es optimizar la asignación de los insumos necesarios y aplicarlos para cumplir los objetivos predefinidos.

El objetivo de la gestión de proyectos es producir un proyecto completo que cumpla los objetivos del cliente. En muchos casos, el objetivo de la gestión de proyectos es también dar forma o reformar el encargo del cliente para abordar de manera viable los objetivos de éste. Una vez establecidos claramente los objetivos del cliente, deben influir en todas las decisiones que tomen las demás personas implicadas en el proyecto, por ejemplo, directores de proyecto, diseñadores, contratistas y subcontratistas. Unos objetivos de gestión de proyectos mal definidos o demasiado rígidos perjudican la toma de decisiones.

Un proyecto es un esfuerzo temporal y único diseñado para producir un producto, un servicio o un resultado con un principio y un final definidos (normalmente limitado en el tiempo y, a menudo, por la financiación o la dotación de personal) que se lleva a cabo para alcanzar metas y objetivos únicos, normalmente para lograr un cambio beneficioso o un valor añadido[3][4] La naturaleza temporal de los proyectos contrasta con la actividad habitual (u operaciones)[5], que son actividades funcionales repetitivas, permanentes o semipermanentes.

Importancia de la gestión de proyectos

Tanto si eres nuevo en la gestión de proyectos como si tienes años de experiencia, gestionar y completar un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto no es fácil. Cada proyecto es diferente y plantea una serie de retos distintos. Independientemente del tipo de proyecto en el que esté trabajando, probablemente se enfrente a plazos ajustados y grandes expectativas.

En la gestión de proyectos todo es práctico. A diferencia de otros campos, no puedes encontrar el camino del éxito cometiendo errores; la experimentación sólo conseguirá masacrarte. Para triunfar hay que atenerse estrictamente a los principios. Ahí es donde esta guía le resultará útil.

Esta guía de gestión de proyectos es útil para los principiantes que se lanzaron a lo más profundo de los fundamentos de la gestión de proyectos sin ninguna formación formal y también para los gestores de proyectos intermedios o experimentados que quieren aprender más sobre el proceso de gestión de proyectos y las metodologías de gestión de proyectos.

La gestión de proyectos se define como el proceso de dirigir un proyecto desde el inicio hasta su ciclo de vida. El objetivo principal de la gestión de proyectos es completar un proyecto dentro de los objetivos establecidos de tiempo, presupuesto y calidad. Los proyectos tienen ciclos de vida, ya que no están pensados para durar eternamente.

Ventajas de la gestión de proyectos

Estas fases suelen solaparse con el ciclo de vida del proyecto. Pueden ayudarle a determinar el flujo y la secuencia de operaciones adecuados para llevar su proyecto a buen puerto. Nuestra lista de comprobación de gestión de proyectos puede ayudarle a segmentar las tareas de cada una de las fases del proyecto.

Si decide emprender el proyecto, debe crear un documento de inicio del proyecto (PID). Es la base del proyecto y un punto de referencia fundamental para las siguientes fases. Los componentes clave de su PID deben ser:

Durante esta fase, llevará a cabo las tareas y actividades de su plan de proyecto para producir los entregables del proyecto. Por ejemplo, si está creando un paquete promocional para una feria comercial, los primeros entregables podrían ser recopilar información y precios de los productos, completar todas las fotografías de los productos y obtener el visto bueno del cliente.

Un seguimiento y un control minuciosos en esta fase pueden ayudarte a mantener el plan del proyecto en el buen camino. Puede utilizar una serie de herramientas y procesos que le ayuden a gestionar aspectos como el tiempo, el coste, la calidad y los riesgos, o a comunicar los avances y gestionar la aceptación del cliente.